Peran Komunikasi dalam Organisasi
Peran Komunikasi Dalam Organisasi
Sebagai makhluk sosial, setiap manusia setiap harinya
berinteraksi dengan manusia lainnya. Dalam interaksi tersebut memungkinkan
manusia menyampaikan aspirasi dan tidak dipungkiri dapat menciptakan gagasan
atau tujuan yang sama dengan manusia lain. Interaksi dan tujuan yang sama ini
akan terus berkembang dengan teratur sehingga membentuk wadah yang disebut
dengan organisasi. Interaksi atau hubungan antar individu-individu dan kelompok
dalam setiap organisasi akan memunculkan harapan-harapan. Harapan ini kemudian
akan menimbulkan peranan-peranan tertentu yang harus diemban oleh masing-masing
individu untuk mewujudkan visi, misi, dan tujuan organisasi/kelompok. Sebuah
organisasi memang dibentuk sebagai wadah yang didalamnya berkumpul sejumlah
orang yang menjalankan serangkaian aktivitas tertentu secara teratur guna
tercapainya tujuan yang telah disepakati bersama.
Dalam organisasi tidak lepas dari yang namanya komunikasi,
karena komunikasi merupakan bagian internal dari organisasi. Komunikasi ibarat
sistem yang menghubungkan antar orang, antar bagian dalam organisasi.
Efektivitas organisasi terletak pada efektivitas komunikasi, sebab komunikasi
itu penting untuk menghasilkan pemahaman yang sama antara pengirim informasi
dengan penerima informasi pada semua anggota dan pemimpin dalam organisasi.
Selain itu komunikasi juga berperan untuk membangun organisasi yang pada
akhirnya dapat mempengaruhi efisiensi dan produktivitas organisasi.
A. Pengertian
Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan
berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu
organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui
oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi.
Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai
pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan,
pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi informal
adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan pada
organisasi, tetapi lebih kepada anggotanya secara individual.
Komunikasi dalam organisasi adalah juga dapat diartikan
sebagai komunikasi di suatu organisasi yang dilakukan pimpinan, baik dengan
para karyawan maupun dengan khalayak yang ada kaitannya dengan organisasi,
dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi untuk mencapai tujuan dan sasaran
organisasi (Effendy,1989: 214).
Komunikasi memelihara motivasi dengan memberikan penjelasan
kepada para karyawan tentang apa yang harus dilakukan, seberapa baik mereka
mengerjakannya dan apa yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja jika
sedang berada di bawah standar (Robbins, 2002).
B. Hubungan Ilmu
Komunikasi dengan Organisasi
Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak
pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam
mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk
komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang
dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa
yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi
pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya
menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan
jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan
memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilakukan.
C. Fungsi
Komunikasi dalam Organisasi
Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam
organisasi adalah sebagai berikut:
a. Fungsi
informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan
informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat
memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi
yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan
pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen
membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna
mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan
(bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu
juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin
cuti, dan sebagainya.
b. Fungsi
regulatif
Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku
dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi
regulatif, yaitu:
Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran
manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua
informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau instruksi supaya
perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.
Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya
berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan
tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
c. Fungsi
persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan
tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan
ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada
memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan
akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering
memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
d. Fungsi
integratif
Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang
memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada
dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu:
Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam
organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi.
Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar
pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan
darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk
berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
D. Proses
Komunikasi dalam Organisasi
Terdapat 2 proses komunikasi dalam organisasi, yaitu proses
komunikasi internal dan proses komunikasi eksternal.
a. Komunikasi
Internal
Merupakan pertukaran gagasan di antara para administrator
dan karyawan dalam suatu perusahaan dalam struktur lengkap yang khas disertai
pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga
pekerjaan berjalan (operasi dan manajemen).
Adapun Empat Dimensi Komunikasi dalam organisasi, yaitu :
Downward
communication
Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang
berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus
komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:
- Pemberian
atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
- Penjelasan
dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job
retionnale)
- Penyampaian
informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)
- Pemberian
motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
Upward
communication
Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate)
mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini
adalah:
- Penyampaian
informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan
- Penyampaian informasi tentang
persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh
bawahan
- Penyampaian
saran-saran perbaikan dari bawahan
- Penyampaian
keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya
Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu
dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana
cara memperoleh informasi dari bawah. Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan
mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit:
-
Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka
- Perasaan
bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai
- Kurangnya
penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai
- Perasaan
bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan
pegawai
Horizontal
communication
Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan
ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.
Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:
- Memperbaiki
koordinasi tugas
- Upaya
pemecahan masalah
- Saling
berbagi informasi
- Upaya
pemecahan konflik
- Membina
hubungan melalui kegiatan bersama
Interline
communication
Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati
batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi
lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan
jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang
dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam
rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing
komunikasi lintas-saluran.
b. Komunikasi
Eksternal
Adalah komunikasi antara pimpinan organisasi (perusahaan)
dengan khalayak audience di luar organisasi. Contoh dari komunikasi eksternal,
yaitu :
- Komunikasi
dari organisasi kepada khalayak yang bersifat informatif. Contohnya adalah
Majalah, Press release/media release, Artikel surat kabar atau majalah, Pidato,
Brosur, Poster, Konferensi pers, dll.
- Komunikasi
dari khalayak kepada organisasi.
E. Gaya
Komunikasi
Gaya komunikasi atau communication style akan memberikan
pengetahuan kepada kita tentang bagaimana perilaku orang-orang dalam suatu
organisasi ketika mereka melaksanakan tindakan berbagi informasi dan gagasan.
Sementara pada pengaruh kekuasaan dalam organisasi, kita akan mengkaji
jenis-jenis kekuasaan yang digunakan oleh orang-orang dalam tataran manajemen
sewaktu mereka mencoba mempengaruhi kemampuan berkomunikasi dalam organsasi,
kita akan diajak untuk memikirkan bagaimana mendefinisikan tujuan kita
sehubungan dengan tugas dalam organisasi, bagaimana kita memilih orang yang
tepat untuk diajak bekerjasama dan bagaimana kita memilih saluran yang efektif
untuk melaksanakan tugas tersebut.
Gaya komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai
seperangkat perilaku antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam
suatu situasi tertentu (a specialized set of intexpersonal behaviors that are
used in a given situation). Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari
sekumpulan perilaku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respon atau
tanggapan tertentu dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari satu gaya
komunikasi yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender) dan
harapan dari penerima (receiver).
a. The
Controlling style
Gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, ditandai
dengan adanya satu kehendak atau maksud untuk membatasi, memaksa dan mengatur
perilaku, pikiran dan tanggapan orang lain. Orang-orang yang menggunakan gaya
komunikasi ini dikenal dengan nama komunikator satu arah atau one-way
communications.
Pihak-pihak yang memakai controlling style of communication
ini, lebih memusatkan perhatian kepada pengiriman pesan dibanding upaya mereka
untuk berharap pesan.
Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian untuk
berbagi pesan. Mereka tidak mempunyai rasa ketertarikan dan perhatian pada
umpan balik, kecuali jika umpan balik atau feedback tersebut digunakan untuk
kepentingan pribadi mereka. Para komunikator satu arah tersebut tidak khawatir
dengan pandangan negatif orang lain, tetapi justru berusaha menggunakan
kewenangan dan kekuasaan untuk memaksa orang lain mematuhi
pandangan-pandangannya.
Pesan-pesan yag berasal dari komunikator satu arah ini,
tidak berusaha ‘menjual’ gagasan agar dibicarakan bersama namun lebih pada
usaha menjelaskan kepada orang lain apa yang dilakukannya. The controlling
style of communication ini sering dipakai untuk mempersuasi orang lain supaya
bekerja dan bertindak secara efektif, dan pada umumnya dalam bentuk kritik.
Namun demkian, gaya komunikasi yang bersifat mengendalikan ini, tidak jarang
bernada negatif sehingga menyebabkan orang lain memberi respons atau tanggapan
yang negatif pula.
b. The
Equalitarian style
Aspek penting gaya komunikasi ini ialah adanya landasan kesamaan.
The equalitarian style of communication ini ditandai dengan berlakunya arus
penyebaran pesan-pesan verbal secara lisan maupun tertulis yang bersifat dua
arah (two-way traffic of communication).
Dalam gaya komunikasi ini, tindak komunikasi dilakukan
secara terbuka. Artinya, setiap anggota organisasi dapat mengungkapkan gagasan
ataupun pendapat dalam suasana yang rileks, santai dan informal. Dalam suasana
yang demikian, memungkinkan setiap anggota organisasi mencapai kesepakatan dan
pengertian bersama.
Orang-orang yang menggunakan gaya komunikasi yang bermakna
kesamaan ini, adalah orang-orang yang memiliki sikap kepedulian yang tinggi
serta kemampuan membina hubungan yang baik dengan orang lain baik dalam konteks
pribadi maupun dalam lingkup hubungan kerja. The equalitarian style ini akan
memudahkan tindak komunikasi dalam organisasi, sebab gaya ini efektif dalam
memelihara empati dan kerja sama, khususnya dalam situasi untuk mengambil
keputusan terhadap suatu permasalahan yang kompleks. Gaya komunikasi ini pula
yang menjamin berlangsungnya tindakan berbagi informasi (share) di antara para
anggota dalam suatu organisasi.
c. The
Structuring style
Gaya komunikasi ini lebih memanfaatkan pesan-pesan verbal
secara tertulis maupun lisan guna memantapkan perintah yang harus dilaksanakan,
penjadwalan tugas dan pekerjaan serta struktur organisasi. Pengirim pesan
(sender) lebih memberi perhatian kepada keinginan untuk mempengaruhi orang lain
dengan jalan berbagi informasi tentang tujuan organisasi, jadwal kerja, aturan
dan prosedur yang berlaku dalam organisasi tersebut.
Stogdill dan Coons dari The Bureau of Business Research of
Ohio State University, menemukan dimensi dari kepemimpinan yang efektif, yang
mereka beri nama Struktur Inisiasi atau Initiating Structure. Stogdill dan
Coons menjelaskan mereka bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efisien
adalah orang-orang yang mampu merencanakan pesan-pesan verbal guna lebih
memantapkan tujuan organisasi, kerangka penugasan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan
yang muncul.
d. The Dynamic
style
Gaya komunikasi yang dinamis ini memiliki kecenderungan
agresif, karena pengirim pesan atau sender memahami bahwa lingkungan
pekerjaannya berorientasi pada tindakan (action-oriented). The dynamic style of
communication ini sering dipakai oleh para juru kampanye ataupun supervisor
yang membawa para wiraniaga (salesmen atau saleswomen).
Tujuan utama gaya komunikasi yang agresif ini adalah
menstimulasi atau merangsang pekerja ataupun karyawan untuk bekerja dengan
lebih cepat dan lebih baik. Gaya komunikasi ini cukup efektif digunakan dalam
mengatasi persoalan-persoalan yang bersifat kritis, namun dengan persyaratan
bahwa karyawan atau bawahan mempunyai kemampuan yang cukup untuk mengatasi
masalah yang kritis tersebut.
e. The
Relinguishing style
Gaya komunikasi ini lebih mencerminkan kesediaan untuk
menerima saran, pendapat ataupun gagasan orang lain, daripada keinginan untuk
memberi perintah, meskipun pengirim pesan (sender) mempunyai hak untuk memberi
perintah dan mengontrol orang lain.
Pesan-pesan dalam gaya komunikasi ini akan efektif ketika
pengirim pesan atau sender sedang bekerja sama dengan orang-orang yang
berpengetahuan luas, berpengalaman, teliti serta bersedia untuk bertanggung
jawab atas semua tugas atau pekerjaan yang dibebankannya.
f. The
Withdrawal style
Akibat yang muncul jika gaya ini digunakan adalah melemahnya
tindak komunikasi, artinya tidak ada keinginan dari orang-orang yang memakai
gaya ini untuk berkomunikasi dengan orang lain, karena ada beberapa persoalan
ataupun kesulitan antarpribadi yang dihadapi oleh orang-orang tersebut.
Dalam deskripsi yang kongkrit adalah ketika seseorang
mengatakan: “Saya tidak ingin dilibatkan dalam persoalan ini”. Pernyataan ini
bermakna bahwa ia mencoba melepaskan diri dari tanggung jawab, tetapi juga
mengindikasikan suatu keinginan untuk menghindari berkomunikasi dengan orang
lain. Oleh karena itu, gaya ini tidak layak dipakai dalam konteks komunikasi
organisasi.
Kesimpulan
Organisasi adalah
suatu tempat dimana terdapat kesamaan tujuan untuk mencapainya bersama-sama
melalui jenjang kepangkatan dan pembagian tugas dimana manajemen
mengordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur
formal dari tugas-tugas dan wewenang.
Komunikasi dalam
organisasi adalah juga dapat diartikan sebagai komunikasi di suatu organisasi
yang dilakukan pimpinan, baik dengan para karyawan maupun dengan khalayak yang
ada kaitannya dengan organisasi, dalam rangka pembinaan kerja sama yang serasi
untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi (Effendy,1989: 214).
Komunikasi
memiliki empat fungsi, yaitu fungsi informatif, regulatif, persuasif, dan
integratif.
Terdapat 2 proses
komunikasi dalam organisasi, yaitu proses komunikasi internal dan proses
komunikasi eksternal.
Gambaran umum yang
diperoleh dari uraian mengenai gaya komunikasi di atas adalah bahwa the
equalitarian style of communication merupakan gaya komunikasi yang ideal.
Sementara tiga gaya komunikasi lainnya: structuring, dynamic dan relinguishing
dapat digunakan secara strategis untuk menghasilkan efek yang bermanfaat bagi
organisasi. Dan dua gaya komunikasi terakhir: controlling dan withdrawal
mempunyai kecenderungan menghalangi berlangsungnya interaksi yang bermanfaat
Daftar Pustaka
Komunikasi Organisasi, http://id.wikipedia.org/wiki/Komunikasi_organisasi,
27 Maret 2013
Deddy, Makalah Peran Komunikasi Dalam Organisasi ,
http://surantasainstechno.blogspot.com/2012/04/makalah-peran-komunikasi-dalam.html
, 29 Maret 2013
Aditya Lakza, Makalah peranan komunikasi dalam
organisasi,
http://www.slideshare.net/adityalakzak/makalah-teh-cucu , 29 Maret 2013
Nama : rudi
rachmadi
Npm : 16112722
Kelas : 2KA29